第1步:了解展会情况收集资料。
与主办单位取得联系,对方会传真或邮寄给您报展文件。这些文件应包括展览会介绍资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。
第2步:确定展位。
展台的位置由主办者全盘规划,按照产品和服务的内容、行业、地区等因素安排展台的位置,或者是以展位费的多少来区分位置的好坏。主办者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。人潮流量最高的地方是靠近入口及出口处、洗手间、休息室及饮食区,总之,越早将参展申请表格递交给大会主办者,越容易得到好的位置。
根据自身需要与主办方联络沟通后,填好参展表格、返回给大会主办者、并得以确认之后,您还要将全部或者部分展位费作为定金汇至主办者,这样您的展位便得到好的位置。
第3步:做好费用预算。
参展费用包括展位费、展位装饰装修费、展品运输费、机票火车长途车费、市内交通费、食宿费、必要的设备、租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。做参展经费预算时,还要加上总费用的10%,作为不可预见费用的支出。
第4步:确定展位装修方案。
展台一般分为三种形式,一种是标准展位,一种是改装后的标准展位,最后一种是在光地上搭建起来的特装展位。根据实际需要和预算确定装修方案。
第5步:租用申请及活动申请。
大多数参展商会有各种临时租用物品的需要,这里包括桌、椅、柜子、沙发、电话线、网络接口等,还有如果您在展览中要有大的用电量、使用上下水、煤气、天然气等,您一定要在参展申请表格中加以说明、特别强调,在收取一定的费用后,大会主办者会安排提供这些服务。
一般的展会都会有同期举行的各种技术研讨会、交流会、新闻发布会等,这些活动说明都在《参展商手册》中详细列出,您可以根据实际需求填写表格报名参加,收费的活动在您交纳规定费用后将由主办方确认。另外您需要自己举办一些现场活动和会议活动,也需要将活动方案和预定的会议室提前报给主办方,得到许可后才可执行。
第6步:制定宣传计划。
展会一般都会提供各种广告服务为您更好的宣传企业,所以要在开展前就制定好展前、展中及展后的宣传计划。
展前宣传几个途径:(1)展会出版的《会刊》,这里可以免费列入每个参展单位的名称、地址、电话、联系人、甚至产品介绍,如果有可能还可以付费刊登广告,这是展览会的重要一环而不可忽视,它是展览会的延续。(2)通过网络媒体和其他新闻媒体发布参加展会的新闻,介绍企业在展会上的新动态亮点,吸引潜在客户来展会上参观你的展位。
展中宣传的几个途径:(1)醒目、独特的展台设计是吸引观众眼球的好方法。(2)派发一些小礼物和举办一些现场小活动也是很好宣传手段。(3)与主办方租赁展场内外的实体广告位更是夺人耳目,一般有气球条幅、气球门、墙体广告、户外广告牌、广告旗杆、室外三角立牌、灯箱广告牌等。(4)召开产品发布会、新闻发布会等,举行各种活动展演。
展后宣传的几个途径:(1)收集展会来访者信息做回访。(2)撰写参展效果和报告新闻发布在新闻媒体上。
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